«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Forord
Takk til hver og én leder som har bidratt med oppskriftene til hvordan avdelingene skal drives. Denne boka er laget for å samle og dele den kunnskapen som gjør Beito Resort til det unike stedet det er.
Hvorfor lager vi denne oppskriftsboka?
I Beito Resort har vi mange dyktige ledere og avdelinger med gode rutiner. Men altfor ofte sitter kunnskapen i hodet – eller i ryggmargen – til den enkelte. Når noen slutter, forsvinner verdifull erfaring ut døra.
Målet med oppskriftsboka:
Sikre at erfaring, kunnskap og gode rutiner bevares.
Skape en felles standard for hvordan vi driver.
Gjøre det lettere for nye ledere å lykkes raskt.
Skape trygghet, effektivitet og kvalitet i alle ledd.
Denne oppskriften skal ikke bli et støvete dokument — den skal være verktøyet vårt i hverdagen. Oppskriften skal være like viktig for en leder som hammeren er for snekkeren.
Vår filosofi
De beste bedriftene har de beste medarbeiderne. Hos oss betyr det at hver enkelt medarbeider er her for gjesten.
Vi jobber sammen for at Beitostølen skal være Norges ledende helårsdestinasjon – med “4 fengende årstider”.
Profesjonalitet i praksis
Når vi er på jobb, skal vi opptre profesjonelt:
Uniformen skal alltid være ren og pen.
Har du en dårlig dag – møt ikke på jobb.
Alle gjester skal få full oppmerksomhet.
Ingen skal behandles bedre eller dårligere enn andre.
Husk: Det er slik du er som avgjør hvilket inntrykk gjesten får av oss.
Ikke tillatt:
Å bruke mobil i samtale med gjest.
Røyking eller tyggegummi der gjester ser deg.
Å snakke negativt om andre kolleger, bedrifter eller konkurrenter.
Vi skal alltid snakke Beito Resort og kollegaene våre opp. Du er en del av merkevaren – og merkevaren er deg.
Gjestehåndtering
Det er ikke lov å si nei til gjester.
Finn alltid en løsning – eller ta kontakt med noen som kan hjelpe.
Hver gjest skal føle seg som den aller viktigste personen den dagen.
Et smil og et “ja, vi skal ordne det” er alltid starten på en god opplevelse.
Generelle rutiner
1. Ansettelser
Alle nyansatte skal ha signert arbeidskontrakt fra første dag.
Lønn utbetales kun der det finnes signert avtale.
Alle utenlandske ansatte skal registreres på regnskapskontoret og fylle ut nødvendige skjema.
Alle nyansatte skal delta på først tilgjengelig Beito Skole.
2. Effektivitet og samarbeid
Vi skal hele tiden lete etter smartere måter å jobbe på. Kan oppgaver flyttes mellom avdelinger? Eksempler:
Kan resepsjonen eller nattvakten brette servietter når de har ledig tid?
Kan housekeeping få støtte fra kjøkkenet på rolige dager?
Tenk Beito-laget – ikke bare din egen avdeling.
Struktur for hver avdelings «oppskrift»
Hver lederavdeling legger inn sin egen seksjon i boka med:
Avdelingsmål og nøkkeloppgaver
Hva er målet for avdelingen?
Hva skal vi være best på?
Daglige rutiner
Morgenrutiner
Skiftbytte
Rydding og klargjøring
Ukentlige rutiner
Rapporter, sjekklister, møter
Sesongrutiner
Vinter / sommer / høysesong
Sikkerhet og HMS
Kundebehandling og serviceprinsipper
Tips og erfaringer fra lederne
Hva har fungert best hos oss?
Gode råd til nye ledere
Avslutning
Dette er vår felles kokebok for ledelse. Den skal aldri være ferdig — vi skal stadig justere og forbedre den. Hver ny erfaring, hver forbedring og hver god idé skal legges inn her.
Slik bygger vi ikke bare en bedrift – vi bygger kultur.
“4 fengende årstider – én felles standard for kvalitet.”
Oppskrift for restauranten
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Bemanning
Frokost
1 person per 50 gjester, fra én time før frokost til kl. 12.00 (lør/søn til kl. 13.00).
2 personer inntil 80 gjester – skift 06:30–12:00 og 07:30/08:00–12:00.
3 personer inntil 160 gjester – start 06:30, 07:30, 08:00 (for grupper).
4 personer ved 200+ gjester, de to siste starter 08:00.
Klokken 12 skal frokosten være ferdig ryddet, og gulvene vasket.
Lunsj ved konferanser
Buffet: 2 på jobb per 50 gjester. (Frokostvakt kan fortsette ved behov.)
2-retter: 2 på jobb per 30 gjester.
Middag
Buffet: 2 på jobb.
3-retter: 1 på jobb per 20 gjester.
3-retter firma med felles drikke: 1 på jobb per 30 gjester.
Jobbtider (middag):
1. person: 15:00–22:00/22:30 – klargjøring, dekke opp (møt 1 time før ved middag kl. 18).
Øvrige: 18:30–22:00/22:30 – sette ut vannmugger, tenne lys, bordoversikt, vin-brief.
Hvordan løse toppene?
Hent ekstrahjelp fra Barcraft til frokost.
Spør andre avdelinger om bistand ved topper.
Kurs og konferanse
Utgangspunkt: ingen ekstra bemanning utover standard.
Unntak: ved spesielle arrangementer med flere grupper og kaffe/kake-pauser på ulike tider skal én ekstra settes på jobb.
Eksempel: 95 personer, alle grupperom i bruk → én ekstra person.
Lys i spisesalen
Lyset skal være av når det er dagslys og ingen gjester i lokalet.
Lyset skal også være av når det ikke er gjester eller personell til stede.
Hvordan ha oversikt
Det skal alltid være én person i spisesalen i spisetidene når flere er på jobb.
Under rydding kan man forlate rommet, men maks 20 sekunder unna.
Hvordan øke effektiviteten
Plasser gjestene nærmest kjøkkenet og ved vinduene.
Gå aldri tomhendt – ta med deg noe tilbake hver gang.
Har du tid til overs, hjelp kollegaer.
Hvordan øke salget
Servitørene skal kjenne vinkartet og anbefale riktig vin.
Vinkurs 2 ganger per år – november og april.
Leverandører inviteres til å holde kurs.
Booking og salg skal alltid inviteres.
Opplæring
Nye servitører skal ha opplæring under:
2 frokoster
2–3 lunsjer
2–3 middager
Etter opplæringen gjennomføres evaluering.
Servitørskolen gir grunnlaget for opplæringen.
Deltakelse på første tilgjengelige Beito Skole er obligatorisk.
Oppskrift for kjøkkenet
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Bemanning
Frokost
1 på jobb per 130–150 gjester (avhengig av spredning) fra kl. 06.00–13.00.
Ved lunsjforlengelse – til kl. 14.00.
1 på jobb per buss (100 gjester) om sommeren – start én time før frokost åpner.
Frokosten skal være ferdig ryddet innen kl. 11.30.
Konferanse og lunsj
1 person per 100 konferansegjester.
Onsdag og fredag skal det være én ekstra for å ta imot varer.
2-retters lunsj: 1 på jobb per 30 gjester.
Fiskesuppe / gryterett: 1 på jobb per 100 gjester.
Buffet-lunsj: 2 på jobb per 50–160 gjester.
Middag
3-retters middag: 1 på jobb per 35–40 gjester, vakt 15:00–21:30.
Grupper: 1 på jobb per 30 gjester.
Buffet vinter: 2 på jobb per 50–160 gjester, vakt 15:00–22:30.
Fredag kan du stenge kl. 21:00.
Ved transjering: 3 personer på jobb.
Kvalitetssikring av maten
En kokk skal per måltid, ved ledig kapasitet, ta en runde i spisesalen og spørre utvalgte gjester hvordan maten smaker.
Uniformen skal alltid være ren, og kokkehatt skal brukes.
Nye kokker skal være på opplæring i minimum 2–3 frokostvakter og 2 buffetvakter.
Porsjonskontroll, kalkyler og prissetting
Gjennomføres én gang per år (mai).
Maten fra buffet rulleres og vakuumpakkes ved behov for å redusere svinn.
Innkjøp
Alle innkjøp skal gå via Nores for å sikre best mulig bonus.
Unntak kun ved ekstraordinære tilbud og lokalmat.
Oppskrift for oppvasken
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Bemanning
1 på jobb inntil 40–220 gjester til frokost.
Sommerbusser: start 30 minutter etter frokost åpning til kl. 12.00.
Ved lunsj – jobb lenger etter behov.
1 på jobb ved 30–200 gjester til middag (ved julebord: 2 personer).
Vakttid: 17:00–22:30 (fredag til 23:30).
Daglige rutiner
Vask kantine annenhver dag.
Sørg for filler til kjøkkenet.
Vask do hver dag.
Oppvaskmaskinen rengjøres hver kveld.
Trapp fra kantine vaskes hver dag.
Vinkeltrappen vaskes hver dag.
Såpelageret skal holdes ryddig og organisert.
Opplæring
Nyansatte skal få opplæring i:
2 morgenvakter og
2 kveldsvakter sammen med en erfaren kollega.
Oppskrift for resepsjonen
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Førsteinntrykket får vi bare én gang
Når gjesten kommer inn døren:
På 4 meter: observer.
På 2 meter: hils, si hei og smil.
Om du står i telefon eller med en annen gjest – gi et øyekast og vis at gjesten er sett.
Håndtrykk og øyekontakt når du ønsker velkommen. Det første møtet skal føles personlig, trygt og varmt – det er her gjesten får sitt første inntrykk av Beito Resort.
Innsjekk og betaling
Ta betaling ved innsjekk.
Gjester som skal ha regning tilsendt må være godkjent av direktør, resepsjonssjef eller regnskapsansvarlig på forhånd.
Ved innsjekk skal du alltid spørre:
«Du har bestilt 1/1 pensjon, måltider er kl. …» (pek mot spisesalen)
«Du har bestilt ½ pensjon, ønsker du lunsj?»
«Du har bestilt rom/frokost, ønsker du å spise middag? Vi har i kveld denne menyen – vi reserverer gjerne bord for deg.»
Informer også om:
Retning til bosted når du gir ut nøkkel.
Svømmehallens åpningstider.
Aktiviteter: Sommerparken, skiheisen, fjellturer og andre opplevelser.
Kapasitet og bemanning
Etter en sesong klarer:
1 resepsjonist 50–60 rom (individuelle gjester).
1 resepsjonist 30–35 rom (grupper).
Spør booking eller direktør ved behov for assistanse
Sommer – vakter
Deltvakt: kl. 08:00–11:00 og 17:00–22:00.
Vinter – vakter
Fredag: alltid 2 på siste vakt.
Nr. 2 kommer 15:00–21:30/22:00 (kan gå tidligere om kun 15 rom igjen).
Den som har 1. vakt neste dag går først.
Lørdag: deltvakt 09:00–17:00.
Søndag (avreise): nr. 2 starter 08:30–10:00 og jobber til 13:00.
Vakttider:
vakt: 07:00–15:00
vakt: 15:00–23:00
Nattvakt: 22:30–07:00
Telefon og bestilling
Telefonen skal tas innen 3 ring.
Ved bestilling: bekreft alltid navn, boenhet, sted, dato, antall personer og pris.
Hvordan svare:
«Beito Resort, god dag/kveld – det er [DITT NAVN].»
Spør videre:
Hva er du ute etter?
Hvilket hotell, hytte eller leilighet?
Mersalg
Tilby alltid:
Sengetøy, sluttvask og måltider.
Ved selskaper: blomster, kake, champagne, frukt på rommet, spesielle begivenheter.
For vinterbestillinger:
Bekreftelser sendes med krav om 50 % depositum innen angitt dato.
Energisparing og romfordeling
Fyll rommene slik: 2. syd, 3. syd, 4. syd.
(Målet er å redusere oppvarming og strømforbruk ved strategisk fylling av rom.)
Samarbeid med spisesalen
Resepsjonen skal ha tett dialog med spisesalen om endringer og ledige bord.
Grupper skal fordeles med minimum 15 minutters mellomrom.
Peis og stemning
Peisen og stearinlys skal være tent kl. 07:00–10:30 og 15:30–23:00.
Tenn oftere ved mye folk inne – sjeldnere om det er over 20 grader ute.
Opplæring
Ny resepsjonist: 10 dager opplæring
Data og bookingsystem
Daglige rutiner
Kunnskap om Beitostølen
1 frokost + 1 middag
2 dager på rom (for å kjenne produktet)
Nattvakt: 7 dager opplæring + 1 førstevakt og 1 andrevakt
Opplæring inkluderer:
Runde med vaktmester
Brannrunder
Kraner og fyrrom
Oppskrift for renhold
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Arbeidstid
Ordinær arbeidstid: 08:00–16:00, med ½ time pause. → Totalt 7,5 timer per dag.
Fellesarealer:
Morgen: 07:00–11:00 (11:30)
Kveld: 19:00–21:00
Ved konferanser eller sent bassengbruk: til 22:00
Maks arbeidstid 7,5 timer per dag.
Romvask og boenheter
Bo-rom
1 person rengjør 28 bo-rom (én etasje) per dag. → Tidsbruk: ca. 4 timer.
Avreise-rom
1 person rengjør 11–13 avreise-rom per dag. → Inkluderer kaffe, te og sukkerpåfyll.
Fellesarealer
Omfatter:
Resepsjonen
Lobbybaren
Toaletter
Peisestue
Baren
Korridorer
Bassengområde
Konferansesal
➡️ 1 person per dag har ansvar for fellesarealer.
Leiligheter og hytter
2-soveroms enhet
Type opphold
Kommentar
Bo 1 døgn
Daglig vask
Bo 2–7 døgn
Normal rengjøring
Bestilt vask 1 døgn
Full rengjøring
Bestilt vask 2–7 døgn
Grundig rengjøring
3–4-soveroms enhet
Type opphold
Kommentar
Bo 1 døgn
Vask
Bo 2–7 døgn
Standard rengjøring
Bestilt vask 1 døgn
Full rengjøring
Bestilt vask 2–7 døgn
Grundig vask
Opplæring
Nyansatte skal være på opplæring i 14 dager.
Dag 1: med avdelingsleder.
Dag 2–3: med assisterende avdelingsleder.
Dag 4–14: med erfarne kollegaer.
Opplæringen skal dekke rutiner, renholdsstandard, HMS og bruk av system for rapportering av mangler.
Reparasjoner og mangler
Mangler og reparasjonsbehov skal legges inn i systemet fortløpende.
Resepsjonen skal sentrere gjestene til samme etasje for å effektivisere drift.
Energisparing
For å redusere strømforbruk og driftskostnader:
Hotellbad:
Varmen senkes til minimum fra slutten av mars.
Slås helt av fra juni.
Halv varme på vinteren.
Leiligheter og hytter:
Varmen settes til 15 grader ved avreise.
Økes til 20 grader ved ankomst.
Lys skal alltid slås av der ingen oppholder seg.
Oppskrift for vedlikehold
«Det handler om hva ledere gjør – ikke hva ledere sier!»
Arbeidstid og turnus
Mandag–fredag:
person: 07:00–14:30
person: 07:30–15:00
Helgevakt: én helg per måned – rullerer på 4 personer.
Når du har helgevakt: jobber du 7 dager + hjemmevakt til kl. 22:00 hele uka.
Fri torsdag og fredag før – og mandag og tirsdag etter.
Faste daglige oppgaver
Rydding av søppel og flasker fra soveromsfløyene.
Svømmehall:
Daglig kontroll av temperatur, klor og pH-verdi.
Returspyling av filter.
Utfør oppdrag fra boken i resepsjonen, f.eks.:
Skifte lyspærer.
Reparere dusjbatteri, rense siler og sette inn reservebatteri.
Tette sluk.
Reparere møbler.
Programmere dørlåser.
Sjekk fyrrommet: temperatur, pumper, målere.
Ventilasjon og bassenganlegg:
Beitohallen (avfukter), kursavdeling (lager i sal 1, tak), spisesal, lobbybar.
Sjekk nødlys daglig.
Generell rydding inne og ute.
Weekendvakt
Daglig vedlikehold av basseng.
Søppelkjøring ved bakgang.
Være tilgjengelig på hjemmevakt til kl. 22:00.
Miljøstasjon
Åpningstider:
Tirsdag: 09:00–16:00
Torsdag: 11:00–18:00
Lørdag: 11:00–16:00
Søndag: 11:00–18:00
Det er gratis å levere papp, plast og sortert avfall.
Fredag – faste rutiner
Sjekk dieselaggregat – at det starter og har strøm.
Startinstruks står ved aggregatet.
Kan kjøre ut vedsekker etter behov.
Vaktmesterbil
Ved utlån skal nøkkel kvitteres ut.
Bilen leveres ryddig og ren etter bruk.
Eventuelle uhell rapporteres umiddelbart til vaktmester.
Vaktmester har ansvar for service og oppfølging av bilen.
Vinteroppgaver
Brøyting når det er 5 cm snø, fra kl. 04/06 til kl. 10/13.
